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外来事務の山本さんは「消化器内科」から「整形外科」受付に配転しました。その初日「整形は確かに待ち時間は長いが、今日は特別に長いなあ。患者の数が多いわけでもないのに」と言う苦情を何人もの患者さんから受けました。
事実確認すると、山本さんが、患者さんのカルテを探すのに時間がかかって いることがいつもと違うことが分かりました。 「山本さん、明日からもっと てきぱきしてくださいね」と注意されましたが、「前の科(消化器内科)とカルテ の管理方法が違う・・・・」とつぶやく山本さんでした。
 
  今日初めて入ったのだけれど、カルテのファイリング方法や取り扱いが前の科と全く違うの。医師は昼休みにカルテを持ち出して記入するし、一人ずつカルテを書かずに、何人かまとめて記入するので、カルテがどこにあるかわからなくなるし、本当にいい加減だ。
 
 
  山本さん、いい加減にして欲しいわ。まごまごして仕事にならない。ベテランの事務なのだから、即戦力と考えていたのに。明日も忙しくなりそうだわ。消化器内科って仕事していないのじゃないの。


 
 
問題を考える3つの視点
個人に起因する原因 山本さんには事務能力がない。
仕組みに起因する原因 カルテ管理が各診療科に任されているため、標準化されていないために業務に慣れるまで時間がかかる。
組織に起因する原因 カルテだけでなく情報が、病院全体で統一的に管理されていない可能性がある。
 
 
改善策
1.診療情報管理者の専門家を置き、カルテの一環管理体制をつくる。
2.カルテの管理方法を各科ごとに調査し、各科ごとのフローを作成する。
3.フローで統一できる箇所を検討し、統一する。
4.カルテの保存方法の統一と、カルテの状況(治療中、他科で診療中等)が判るようにカルテを色分けする
5.一患者一カルテのカルテ一括管理をすすめる。

参考:このプロセスは、電子カルテに移行する為には必須事項である。電子カルテの導入予定がすぐにない医療機関でこそ、早急に実施したほうがよい。
カルテを探す時間が一日の仕事のうちどの位の割合を占めるかを調査し、その時間を一分でも短縮することにより、患者の待ち時間が短縮されるだけでなく、業務効率化による人員の適正配置も可能になる。
 
   
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